Industrias Cruz del Caribe Ltda. en adelante INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, es una compañía comprometida con el cumplimiento de la normatividad en materia de datos personales. Por lo tanto ha establecido el presente documento denominado POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, el cual contiene a nivel general los derechos que le asisten a los accionistas, clientes, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, para garantizar el ejercicio de sus derechos como titulares de los datos privados, el
tratamiento y los mecanismos para hacer valer sus derechos de conformidad con la normatividad vigente.
El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad.
La Política de Protección de Datos de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE se divulgará a todos sus empleados, se velará por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito. Así mismo, se publicará en todos los medios de contacto por los cuales INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE recolecta datos personales, garantizando que sus grupos de interés
conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.
En esta política se detalla la siguiente información:
1. MARCO LEGAL
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA: Art. 15 y Art. 20 que consagra el Derecho Fundamental al Habeas data
LEY 1581 DEL 2012: Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
DECRETO 1377 DE 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
DECRETO 886 DE 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos
2. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Dentro del compromiso legal y corporativo de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus accionistas, clientes, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural con la que tenga contacto, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los siguientes: Principio de legalidad: No habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente. Principio de finalidad: La incorporación de datos personales a las bases de datos físicas o digitales de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE deberá obedecer a una finalidad legítima, a cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el
tratamiento y en la presente política.
Principio de libertad: INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE únicamente realizará tratamiento de datos personales cuando cuente con la autorización para ello, en los términos del art. 3 literal a) de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013.
Principio de veracidad y calidad: INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE propenderá porque la información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente, INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE se abstendrá de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.
Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE se compromete a garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el titular.
Principio de seguridad: INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE adelantará todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no sea tratada por personas no autorizadas.
3. AMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se aplican a los datos personales registrados en las bases de datos sobre los cuales INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE desarrolle tratamiento o sea responsable, en los términos de la Ley 1258 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
4. DEFINICIONES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de dar claridad y transparencia a la lectura de la POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, se desarrollan las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
d) Dato Privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular
e) Dato Sensible: Se trata de aquella información que afecta la intimidad del Titular para llevar a cabo el uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en acción con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos personales.
h) Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso circulación o suspensión.
j) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable, que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de la política de tratamiento de los datos personales que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
k) Dato Público: Es un dato que no es semi-privado, privado o sensible, son considerados datos públicos entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público. Por naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado, por cuenta del Responsable.
5. CONSENTIMIENTO Y/O AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, se requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. En virtud a ello, se han establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Para tales fines, INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, podrá emplear medios físicos, electrónicos, de audio, video o en cualquier otro formato que permita garantizar la constancia de dicha autorización, de acuerdo a lo contenido en la Ley 1581 de 2012, y para los casos de aquellas autorizaciones que no se puedan obtener, INDUSTRAS CRUZ DEL CARIBE hará uso de lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1377 de 2013, publicando las presentes Políticas de Tratamiento de datos personales en todos sus medios de comunicación disponibles al púbico. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.
Para complemento de lo anteriormente expuesto, se debe tener en cuenta que el consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización. De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información. Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de INDUSTRIAS CRUZ DEL CARIBE, se pondrá a disposición del tercero, una cláusula o formato de autorización para el
tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente: